Система управления

Представьте, что до открытия вашего магазина остается три дня. В последний момент выясняется, что еще многое не готово: не закончен ремонт, не настроено оборудование, не собрана витрина. Вы пытаетесь браться за все работы подряд в условиях нехватки ресурсов и отсутствия координации усилий. В результате сорваны сроки, перерасходован бюджет, многое в спешке сделано некачественно.

Анализируя завершенный проект, вы задумываетесь: а ведь можно было иначе спланировать время на ремонт, точнее учесть материалы, заранее рассчитать срок подвоза оборудования и к этому времени пригласить бригаду рабочих…

Знакомая ситуация, не правда ли?

В следующий раз вы пытаетесь записывать необходимые работы на бумаге, в уме выстраивать последовательность действий и рассчитывать срок завершения. Опять возникают сложности: рассчитать в уме календарный график – нелегкая задача.

Но зачем так перегружать себя, ведь корпорация Microsoft предлагает для подобных целей простой и удобный инструмент — Microsoft Office Project 2007. Этот продукт предоставляет надежные инструменты управления проектом, превосходно сочетающие в себе практичность, мощность и гибкость, благодаря чему можно управлять проектами более рационально и эффективно. Вы сможете управлять проектными работами, планами, ресурсами и финансами, сохранять согласованность работы команды и составлять разнообразные отчеты.

Microsoft Project имеет понятный и очень удобный интерфейс, поэтому работать в нем не сложнее, чем в Microsoft Excel. Меню и справка полностью русифицированы, а с веб-узла всегда можно скачать полезные шаблоны проектов.

Самостоятельно начать работу в Microsoft Project вам поможет специальный мастер – Консультант (Project Guide). Этот интерактивный помощник позволяет быстро освоить процесс управления проектом: создание и настройку нового проекта, управление задачами и ресурсами, отслеживание состояний и получение отчетов по сведениям о проекте.

Функциональные возможности Microsoft Project

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Возможности

Перед тем как начать пользоваться Project, следует изучить сущность и базовые аспекты проектного подхода как такового – познакомиться со всеми его принципами и методами. Это поможет правильно и эффективно использовать предоставляемый программой функционал.

Ключевыми возможностями приложения является следующее:

  • Пошаговая разработка проекта с помощью использования подсказок.
  • Создание задач, закладывание и назначение ресурсов, указание сроков выполнения.
  • Формирование сетевой диаграммы, наглядно отображающей выставленные между задачами связи и приоритеты выравнивания ресурсов.
  • Проведение работ по оптимизации проектного плана на уровне всей организации.
  • Расчёт критического пути.
  • Отображение проблемных задач при помощи соответствующих индикаторов.
  • Изменение метода выполнения задач и связей между ними.
  • Анализ текущей ситуации по ведущемуся проекту.
  • Добавление макросов.
  • Моделирование вариантов различных решений и многое другое.

Рассматриваемый нами инструмент предоставляет поистине огромное количество возможностей, наделяющих Project правом называться полноценной профессиональной автоматизированной системой управления проектами.

Плюсы и минусы

Microsoft Project – далеко не единственно решение на рынке в данной категории. Для того чтобы преимущества данного продукта перед конкурентами были более наглядными, мы составим списки основополагающих «сильных» и «слабых» сторон программы.

Достоинства:

  • Грамотное сочетание невысокой цены с максимальным качеством и эффективностью продукта.
  • Простота внедрения программы в качестве основной системы управления проектами организации.
  • Простота и интуитивность интерфейса – приложение входит в пакет Microsoft Office, в связи с чем в его структуре «с ходу» сможет разобраться практически любой пользователь.
  • Высочайшая адаптивность, позволяющая вносить различные изменения и дополнения в программное обеспечение в соответствии с требованиями конкретного бизнеса.
  • Отличный уровень обеспечения конфиденциальности и защиты пользовательской информации.
  • Возможность интеграции продукта с любым известным финансовым инструментом.

Недостатки:

  • Сложность отслеживания зависимостей и распределения имеющихся ресурсов.
  • Недостаточная эффективность встроенного средства формирования отчётов.

Как видно, Microsoft качественно поработали над собственным продуктом, благодаря чему он вышел на лидирующие позиции в своей области.

Как пользоваться

Составим краткую инструкции, описывающую начало работы и создание первого проекта в MS Project:

  1. Кликаем на меню «Файл» и выбираем пункт «Новый проект» — помимо пустого шаблона, можно выбрать один из имеющихся.
  2. Открываем вкладку «Проект», после чего переходим по пути «Свойства группы» — «Информация о проекте». Задаём даты начала и предполагаемого окончания проекта.
  3. Не выходя из открытой ранее вкладки, настраиваем параметры рабочего календаря.
  4. Вводим в соответствующие строки задачи, выполнение которые необходимо для успешного завершения проекта. Программа позволяет менять их уровень для формирования суммарных задач и подзадач.
  5. Переходим во вкладку «Ресурсы» и добавляем те, что необходимы для выполнения проекта (например, людей). Помимо названий, требуется ввести все дополнительные параметры (стоимость, тип, часовая ставка и т. д.).
  6. Присваиваем ресурсы к задачам и применяем методы ручного или автоматического планирования для выравнивания их загрузки.

Для того чтобы начать уверенно пользоваться рассмотренным нами инструментом, необходимо пройти несколько специализированных обучающих курсов.

Рубрики: IT

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *